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弊社の取り組みのご報告「事業再開にあたっての実務対策」 – IKEZEN BLOG

弊社の取り組みのご報告「事業再開にあたっての実務対策」

事業再開にあたって、弊社では想定される事案・対応等のチェックリストを作成し、緊急事態宣言解除後の新型コロナウイルスの更なる感染拡大防止と事業の本格的な事業再開に向け、不動産会社として実施すべき対策として必要と考えられる項目をまとめております。

※国土交通省「不動産業における新型コロナウイルス感染予防対策ガイドライン」等を参考にしております。なお、この内容は今後も必要に応じて見直しを行っていきます。

1.社内体制

緊急事態宣言解除後も新型コロナウイルスの終息までには相当な期間を要することが考えらます。弊社は引き続き、従業員や顧客への感染防止に努め、「三密」が生じ、クラスター感染発生リスクの高い状況を回避するため以下の対応を講じます。併せて、自社がどのような対策に努めているのかが分かるように、店頭へのポスター掲示、ホームページ、SNSなどで情報発信をおこないます。

【取り組むべきこととチェック項目】

①感染防止の3つの基本の徹底

□【身体的距離の確保】人との間隔は1m以上、マスクの着用が困難な場合は2m以上の距離を開けるようにする。
□【マスクの着用】屋内外問わずマスクの常時着用を徹底る。
□【手洗い】外からの帰社時には手洗いを徹底し、うがいやアルコール消毒も合わせて行う。

②従業員の健康確保

□従業員は出勤前の健康状態(検温の結果など)を上司に報告するようにする。
□37.5℃以上の熱があるなど体調の優れない従業員は自宅療養する。
□勤務中に体調が悪くなった従業員は必要に応じ直ちに帰宅し自宅療養をする。

2.業務上のチェック項目


新しい活様式として対面を避ける等、業務の進め方をさまざまな形を想定致します。非対面化が難しい業務は、密にならないように商談スケジュールの調整や事前の資料送付等により、なるべく短時間で効率的に商談えるよう取り組みます。

③感染拡大防止のための勤務体制

□在宅勤務(テレワーク)やローテーション勤務を導入。
□在宅勤務の場合でも円滑に業務が行える体制(ITツールの提供等)を構築。
□出勤する場合、満員電車を避けるため、時短や時差出勤など人との接触を低減する。

④お客様対応の基本行動

□お客様への来店時のマスク着用、手指のアルコール消毒、検温等を呼びかける。
□お茶など飲み物の提供を中止します。または提供する場合は缶やペットボトルを使用します。
□接客時は顧客との距離をとるようにします。

⑤換気の徹底

□常に窓の開放をする。雨天等は1時間に2回等窓を開放し、定期的に店内の換気を行います。

⑥衛生管理

□従業員同士の距離を保つため店舗内のデスクの配置を見直しました。
□トイレや洗面所に共用の手拭きを置かないようにしました。
□入口にアルコール消毒液を設置しました。
□カウンターや筆記用具など、お客様の手に触れる部分は都度消毒致します。
□共有で使用するコピー機、会議机等は毎日消毒を致します。


⑦感染防止体制の周知

□社内の感染症対策をホームページ・ポスター等にてお客様へお伝え致します。

【業務上】

現地調査

□現地調査の場合は、マスクの着用、ポータブルの消毒液の持参、依頼者との距離を開けるなど感染防止を心がけます。
□媒介業務の報告は、電話やメールなど契約書であらかじめ定めた方法以外で行うことについて依頼者へ事前の承諾を得るように致します。
□更新の申し出の場合も、書面以外の方法で行えるよう事前に承諾を得るようにする。

募集・広告

□物件写真や動画を撮影する場合は、あらかじめ撮影する箇所を整理し短期間で対応する。

店舗来店について

□来店せずに接客ができるようにWEB会議室システム等の準備致します。
□来店はできる限り予約制にし、少人数での来店をお願い致します。
□来店時に発熱の有無や海外渡航歴など感染に係る質問に回答をお願いします。
□その際に同時に従業員の健康状態を開示致します。
□顧客に来店・来場時の質問や確認したい項目を事前に電話やメールしていただき、なるべく短時間で安心して商談できる環境を作る。

物件案内

□居住中の物件の内見の際は、居住者の意向を十分に確認し、長時間に及ばないように配慮致します。
□現地案内時にお客様が車に同乗する場合は、マスク着用をお願いし、窓を開放致します。
□物件の内見中は窓を開け常時換気しドアノブ等の消毒を行う。
□案内用のスリッパ等は、使い捨てのものに切り替えるかお客様毎に消毒を行います。
□現地案内は一組ずつの予約制にします。説明時は顧客との距離を適切に保つように致します。

重説・契約・ローン実行

□契約書面(媒介契約も含む)や重要事項説明書は、相手方に案文等を事前送付し、対面での説明時間の短縮を図るようにし、各種用語等の説明や疑問点は事前に電話やメール等で丁寧な説明を行うようにしておきます。
□賃貸借契約の場合はお客様にIT重説の実施を提案致します。
□コロナウイルスの影響で、住宅設備や建材等の納品の遅れによって完成・入居等が遅れる可能性があるので、余裕をもった契約・引き渡し日の設定をします。
□コロナウイルスの影響で、売買契約における金融機関の住宅ローン手続きに時間を要する若しくは正式承認に時間を要する場合があるので、売買契約締結前であればその状況を売主様に説明をし通常より長めに売買契約における融資特約期日の期限を希望する。

引き渡し

□コロナウイルスの影響で、土地の分筆登記や相続登記等、売買契約の引渡しまでに完了する予定の登記手続きが完了しない場合、速やかに買主様に状況を説明し理解を得るとともに、物件引渡し期日等の変更を伴う売買変更手続きを行う。

3.さまざまな対応

①社内

従業員が感染した場合の対応 
□従業員が感染した旨を速やかに会社に報告する。社内における所要の連絡体制の構築を図るとともに、保健所、医療機関の指導に従い、感染者本人や濃厚接触者の自宅待機をはじめ、適切な措置を講じる。
□感染者の行動範囲を踏まえ、保健所、医療機関の指示に従い、感染者の勤務場所の消毒を行うとともに、必要に応じて、同勤務場所の勤務者に自宅待機をさせる等の対応を検討する。
□感染者の人権に配慮し、個人名が特定されることがないよう留意する。なお、新型コロナウイルス感染症の感染拡大防止を目的とした個人データの取り扱いについては、個人情報保護に配慮し、適正に取り扱う。
□事務所等内で感染者が確認された場合の公表の有無・方法については、上記のように個人情報保護に配慮しつつ、公衆衛生上の要請も踏まえ、 実態に応じた対応を行う。

②業務上

管理物件の入居者が感染したことが判明した場合

□他の入居者や貸主へ告知する必要はあるか 旅館等の宿泊施設における新型コロナウイルス感染症の対応について(厚生労働省通知)では、他の宿泊者への通知に関する記述が無いことから、現状においては、感染者のプライバシーに配慮し、告知する必要はないと考えられる。貸主については、管理受託契約に基づく報告義務の対象となる場合があると思われる。

共用部分について

□消毒する場合、その費用負担の考え方 厚生労働省通知によれば、「施設の消毒は、保健所の指示に従って実施することが望ましい」、「緊急を要し、自ら行う場合には、感染が疑われる宿泊者が利用した区域(客室、レストラン、エレベーター、廊下等)のうち手指が頻繁に接触する箇所(ドアノブ、スイッチ類、手すり、洗面、便座、流水レバー等)を中心に、『感染症法に基づく消毒・滅菌の手引き(厚生労働省健康局結核感染症課)』、『MERS感染予防のための暫定的ガイダンス(2015 年6月25 日版、一般社団法人日本環境感染学会)』を参考に実施すること。」とされている。物件の所有者(貸主)には厚生労働省通知が指定する方法に従って、適切に物件の消毒を行う義務があると考える。なお、費用負担については、物件の所有者(貸主)が負担すべきと考えるが、感染者に故意、過失等が認められる場合には、その限りではない。感染していた入居者の退去時に部屋の消毒費用を入居者に請求しても大丈夫か 賃貸借契約において、退去時の原状回復に関する特約が無い場合には、物件の所有者(貸主)の負担になると考えらる。

次の入居者を募集する場合

□前入居者が新型コロナウイルス感染していたことを告知する必要は 厚生労働省通知に次の宿泊者への告知に関する記述がないことから考えれば、厚生労働省通知が指定する方法に従って、適切に物件の消毒を行っている限り、次の入居者への告知義務は否定的に解されるのではないかと考えられる。
ただし、当該物件の入居者が集団感染した場合等、物件の消毒のみでは感染症を防ぎきれなかったといった事情があった場合には告知義務が生じる可能性があると考えられる。